Como trocar de contador sem dor de cabeça
o passo a passo
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Trocar de contador assusta muita gente. A dúvida é sempre a mesma: “e se alguma coisa se perder no meio do caminho?”. A boa notícia é que a troca tem regra, tem ordem e, bem feita, você nem sente. Neste guia, mostramos o caminho completo, do primeiro contato com o novo escritório até o primeiro mês fechado.
Entenda melhor no vídeo
No vídeo, explicamos este assunto no quadro, passo a passo, com exemplos e as contas na tela.
A troca de contador é um direito seu (e tem regra)
O contrato com um escritório de contabilidade é um contrato de prestação de serviços. Você pode encerrá-lo quando quiser, respeitando o aviso prévio e as condições que estão escritas nele.
O Conselho Federal de Contabilidade também tem regras para essa passagem de bastão:
- A Resolução CFC 1.590/2020 trata do contrato e do distrato entre o profissional e o cliente, e obriga quem sai a comunicar ao novo responsável os fatos relevantes da empresa.
- O Código de Ética do contador (NBC PG 01) determina que o profissional substituído passe ao substituto as informações necessárias para a continuidade do serviço.
Em outras palavras: o escritório antigo não pode “segurar” a sua empresa, e o novo tem o dever de fazer a transição com cuidado.
Passo 1 — Leia o contrato atual
Antes de qualquer conversa, procure três pontos no contrato:
- Aviso prévio: o mais comum é 30 dias.
- Multa por rescisão: alguns contratos têm, outros não.
- Até qual competência o escritório atual é responsável: isso define quem entrega o quê no mês da troca.
Exemplo: se você avisar em 10 de novembro com 30 dias de aviso, o escritório atual normalmente fecha a competência de novembro e o novo assume a partir de dezembro.
Passo 2 — Escolha o novo escritório antes de avisar o antigo
Parece óbvio, mas muita gente faz o contrário. Converse com o novo escritório, faça o diagnóstico e só depois comunique a saída. Assim não fica nenhum mês “sem dono”.
Na conversa, pergunte como será a transição, quem vai falar com o escritório anterior e qual é a data combinada de início.
Passo 3 — Comunique a saída por escrito
Mande um e-mail ou carta ao escritório atual informando:
- a decisão de encerrar o contrato;
- a data de término, respeitando o aviso prévio;
- o pedido de entrega dos documentos e do termo de transferência de responsabilidade técnica;
- o nome e o contato do novo escritório, autorizando a troca de informações.
Mantenha o tom cordial. Uma transição tranquila depende da boa vontade dos dois lados.
Passo 4 — Receba os documentos e o termo de transferência
O escritório que sai deve entregar o que for necessário para o novo continuar o trabalho. Em geral:
- livros contábeis (Diário e Razão), balancetes e o último balanço;
- declarações e arquivos entregues ao governo (ECD, ECF, DEFIS, EFDs, DCTFWeb), com os recibos;
- folha de pagamento, eSocial e documentos dos funcionários;
- relação de parcelamentos, pendências e prazos que estão para vencer;
- o termo de transferência, dizendo até onde vai a responsabilidade de cada um.
Em breve, publicamos um artigo só sobre esse assunto: O que pedir ao escritório antigo na troca de contador.
Passo 5 — Troque as procurações e os acessos
O contador acessa os sistemas do governo em nome da empresa por meio de procurações eletrônicas (por exemplo, no e-CAC da Receita Federal) e de acessos estaduais e municipais. Na troca:
- o escritório antigo deve ter as procurações revogadas;
- o novo recebe novas procurações, feitas pela própria empresa;
- senhas de portais que estavam com o escritório antigo devem ser trocadas.
Isso protege a sua empresa e deixa claro quem responde por cada entrega.
Passo 6 — O diagnóstico de entrada
Um bom escritório não começa “do zero”: ele confere o que recebeu. Na entrada, vale verificar:
- se há pendências na Receita ou débitos em aberto (certidões da empresa);
- se as declarações dos últimos meses foram entregues;
- se o regime de impostos ainda faz sentido para o momento da empresa;
- se os saldos contábeis batem com o banco.
O que aparecer vira um plano de correção, com prioridade e prazo.
Passo 7 — O plano dos primeiros 90 dias
Na Outtax, toda empresa que chega passa por um plano de 90 dias:
| Período | O que acontece |
|---|---|
| Semana 1 | Contrato, procurações, acessos e coleta de documentos |
| Semanas 2 a 4 | Diagnóstico: certidões, declarações, folha e regime de impostos |
| Mês 2 | Primeiro fechamento completo e correção das pendências mais urgentes |
| Mês 3 | Rotina estável, portal do cliente ativo e reunião de resultado |
Erros comuns na troca de contador
- Avisar o antigo antes de escolher o novo — sobra um mês sem responsável.
- Não pedir o termo de transferência — depois ninguém sabe quem responde por um erro antigo.
- Esquecer as procurações — o escritório antigo continua com acesso aos dados da empresa.
- Trocar no meio de uma obrigação anual sem combinar quem entrega (DEFIS, ECD, ECF).
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador a qualquer momento?
Pode. Basta respeitar o aviso prévio e as condições do contrato. Alguns momentos facilitam (como o início do ano), mas não existe mês proibido.
O escritório antigo pode se recusar a entregar os documentos?
Os documentos são da empresa. As regras do CFC obrigam o profissional que sai a fazer a transição e informar o novo responsável. Se houver resistência, o novo escritório ajuda a conduzir a conversa.
A troca atrapalha os impostos do mês?
Não, se a data de corte for combinada por escrito. Cada escritório sabe exatamente quais competências são suas.
Quanto tempo demora a troca?
O aviso prévio costuma ser de 30 dias. A transição em si, com documentos e procurações, normalmente se resolve dentro desse prazo.
Quer trocar com tranquilidade?
A Outtax cuida da transição para você: falamos com o escritório atual, pedimos os documentos e montamos o plano dos primeiros 90 dias. A primeira conversa é um diagnóstico gratuito, por vídeo, de 30 a 45 minutos.
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Fontes: Resolução CFC 1.590/2020 (contrato e distrato); NBC PG 01 — Código de Ética Profissional do Contador.